进一步加强办文办会办事规范管理暂行办法

为了加强办文办会办事的规范化管理，进一步提高服务质量，根据学校相关文件规定，结合党委办公室、校长办公室（以下简称党办校办）工作职责，现就办文办会办事的部分重点环节规定如下：
一、办文
（一）收文
1.交讫。对于上级以及其他单位发给学校（不含发给部门）的各类来文，有关单位（部门）接收后，应按文件性质（是否涉密）及时交党办校办机要室或秘书科统一签收、登记，由党办校办机要室或秘书科呈送校领导批办。
2.承办。接到党办校办通知后，各单位（部门）应指派专人到党办校办秘书科或机要室领取校领导批办的公文，并在规定的期限内办结；对确实不能按时办结的文件，承办或主办（牵头）单位（部门）应向来文单位和有关校领导报告，约定最终办结时间。
3.催办。党办校办应督促承办单位（部门）按期办结。
4.答复（回告）。文件办理完毕，办理单位（部门）应及时答复（回告）来文单位。答复根据要求可采用书面答复或口头答复。
（二）发文
1.拟稿。各单位（部门）根据工作需要拟稿，应确定公文起草工作的承办人或负责人。公文文稿应做到：主题突出、结构严谨、表述准确、格式规范。
2.核稿。拟稿单位（部门）所拟文稿须经本单位（部门）主要负责人审核签字，并报分管校领导签批后，统一提交党办校办秘书科核稿；需要会签的文稿，拟稿单位（部门）应送相关单位（部门）会签，然后提交党办校办秘书科核稿。拟稿单位（部门）根据核稿所提出的修改意见进行认真校对后，送交党办校办秘书科再行核稿。
3.签发。党办校办核稿后，应及时将文稿送呈校领导签发。其中，“鄂电大党委发”和“鄂电大字”、“科技职院党委发”和“科技职院字”等文件，送分管校领导审阅，呈学校党政主要领导签发；其他公文，呈分管校领导签发。
4.存档。已发文件的原始文档由拟稿单位（部门）保存；两个以上单位（部门）联合办理的文件，原始文档由主办（牵头）单位（部门）保存；党办校办留存2份印制好的文件备查。
5.时限。党办校办自接收文稿之日起，原则上3个工作日内应完成核稿、付印工作，急件随到随核；非特殊情况，文件不得随到随发。
（三）校园网信息发布
1.拟稿。各单位（部门）需要在校园网“校内办公”或“通知公告”栏目发布信息的，应自行拟定信息稿，并对各自信息的真实性、准确性、合法性负责。
2.审核。各单位（部门）对在校园网“校内办公”或“通知公告”栏目上发布信息的，应在纸质信息稿前附文件处理签，由部门主要负责人审核签字，并呈分管校领导审定；涉及两个或两个以上部门事项的信息发布，需相关部门主要负责人共同审核签字，并呈分管校领导审定。
3.发布。各单位（部门）或主办（牵头）单位（部门）将附有文件处理签的信息稿交至党办校办，党办校办应及时在校园网“校内办公”或“通知公告”栏目发布。
二、办会
（一）党委会、校长办公会
1.议题确定。会议议题原则上由校领导直接提出，或由各单位（部门）报分管校领导同意后提出。党办校办对议题汇总后，应及时报学校党政主要领导审核确定。一般情况下，不得临时增加议题。
2.汇报（不含通报）。凡决定上会研究的议题，应由提出议题的单位（部门）主要负责人汇报。
3.候会。除党委成员、校领导和固定列席人员外，其他与会者应按照党办校办通知的时间，准时在党委办公室候会。
4.材料准备。各单位（部门）报送议题需要提交纸质材料的，应对材料的内容和格式认真审核，并在会前将足额份数的书面材料交由党办校办统一分发。
5.会议纪要。党委会、校长办公会决议事项，经学校党政主要领导同意，由党办校办以“会议纪要”形式印发给党委成员、校领导和相关单位（部门）。
（二）全省电大系统会议
1.会议准备。党办校办与相关职能部门共同做好各项会务准备工作。职能部门负责确定议程、起草文稿等工作；党办校办主要负责遴选地点、发布通知、安排车辆、印制会议材料、加工提炼领导讲话稿等具体工作。
2.会议组织。党办校办应做好各项组织工作，包括安排住宿、餐饮服务、布置会场等，相关职能部门应做好发放会议材料、联系会议代表，并会同党办校办做好维护会场秩序及处置突发情况等工作。
3.会议善后。会议结束后，党办校办协同职能部门做好各项收尾工作。党办校办做好领导讲话材料的整理归档工作，相关职能部门及时发布会议新闻报道并跟踪会议精神落实情况。
（三）校内大型会议
1.会议准备。党办校办协助相关职能部门做好会议前的各项准备工作，职能部门负责拟定会议通知、布置会场、确定会议议程、准备会议材料等工作；党办校办负责发布会议通知、安排车辆及加工提炼领导讲话稿等事宜。
2.会议组织。党办校办做好各项组织工作，包括安排住宿、餐饮服务等，相关职能部门应做好发放会议材料、联系会议代表及布置会场等，并会同党办校办做好维护会场秩序及处置突发情况等工作。
3.会议善后。会议结束后，党办校办协同职能部门做好各项收尾工作。党办校办做好领导讲话材料的整理归档工作，相关职能部门及时发布会议新闻报道并跟踪会议精神落实情况。
三、办事
（一）接待
1.报告。各单位（部门）需要党办校办协助接待，应向分管校领导报告，由分管校领导指示党办校办做好相关接待。
2.规格。党办校办应与相关单位（部门）商量确定接待标准及参与接待的人员。
3.报销。接待工作完成后，相关各单位（部门）负责人及经办人应在报销票据上签字认可，再由党办校办牵头履行报销手续。
（二）印章管理
1.审批。公文、合同用章（印），以校领导签批单为依据；其他各类材料在使用校印时，必须填写用章（印）签批单。如遇特殊或紧急情况（主要指各级领导均不在场）必须用章（印）的，由经办人电话请示校领导同意，可先用章（印），再补办手续。党办校办印章管理人员对于不合法或不合手续的用章（印）申请，有权提出异议或拒用，以保证用章（印）正确无误。
2.登记。用印后，应由用章（印）者本人登记。其中，学生办理用章（印）的，所属辅导员应带领并登记。
3.监印。印章原则上不外出使用。遇特殊情况需离校使用时，用章（印）部门应出具校领导审批后的用章签批单并注明需离校使用，由党办校办派专人监印。
4.制印。各单位（部门）公章及下设科级单位印章、业务专用章、党组织公章，应依据学校行政机构及党组织设置的文件，提交印章刻制申请，由党办校办审核后确定印章形式、规格并统一刻制，各单位（部门）和个人不得自行刻制。作废印章，须交党办校办封存或销毁。
（三）档案管理及服务
1.归档。相关单位（部门）应在每年3月份向党办校办档案科移交上一年度相关文件或材料。其中，教学文件、基建、学生档案等移交，应由本单位（部门）负责人签字。
2.查询。本校教职工因工作需要查阅本人承办工作部分形成的档案或与本工作有关的其它非密级的档案，办理查阅登记手续后方可查阅。确因工作需要查阅其它重要文件，应征得党办校办负责人并请示学校领导同意，方可查阅。
3.外借。档案原则上不外借。确因工作需要外借的，应征得党办校办负责人同意后并办理外借手续，外借时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。
4.复印。凡需要复印材料，一般应由党办校办档案管理人员陪同前往。复印时不得拆卷，未经同意不得摘抄。
（四）学校会议室管理
1.管理原则。会议室由党办校办按会议性质和时间先后统一调配。一般情况下，二楼会议室适用于部门性会议和一般性工作会议；三楼会议室适用于全校性会议、对外重要会议、必须使用多媒体设备会议或临时重要性会议。其中，三楼会议室使用遵循先紧急后一般、先外后内的原则。
2.提前预订。相关单位（部门）使用学校会议室，应至少提前1天向党办校办预订。如遇特殊（紧急）情况无法提前预订的，可与党办校办负责人商定，若条件允许，应立即安排使用会议室。
3.使用要求。申请使用单位（部门）应爱护会议室各项设施并保持会议室清洁，离开会议室应随手关灯，会议结束后应及时告知党办校办工作人员。
（五）文印
1.誊印。各单位（部门）因工作需要誊印材料，份数至少要在30份以上，由本单位部门负责人签字和党办校办负责人签字后方可进行誊印。校内教职工、学生和校外人员不得在学校文印室打印、复印私人材料。
2.登记。誊印和复印工作完成后，经办人必须认真做好登记。
3.保密。涉密文件需要复印和打印时，党办校办文印室工作人员和经办人员都要严格遵守相关的保密规定。

本办法由党办校办负责解释。本办法自发文之日起试行。