湖北广播电视大学档案管理实施细则

鄂电大字〔2019〕35号

（2019年9月6日印发）

第一章  总  则

第一条　为了加强学校的档案工作，提高管理水平，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，更好地为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关法规，制订本实施细则。

第二条　学校档案是指在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。

第三条　学校档案是国家档案的重要组成部分，它不仅对学校的建设、发展具有重要作用，同时也是国家的宝贵财富，每个教职工都有保护档案的义务。

第四条　学校档案是学校的重要基础工作之一，因此，对档案工作加强领导和管理，统筹规划，并纳入各单位（部门）的议事日程是学校档案工作发展的必然要求。

第二章 档案机构及其职责

第五条　学校的档案工作由学校党委主管，办公室负责,档案馆对全校档案工作实行统筹规划，组织协调，监督和指导。各单位（部门）要有一名负责人分管本单位的档案工作，并配备相应的档案员，负责本单位档案的收集、整理、立卷、移交工作。

第六条　档案馆工作职责：

一、贯彻执行国家、省关于档案工作的法令、政策和规定，宣传档案工作的有关法规；

二、制定学校档案工作发展规划、计划及规章制度，并负责指导、监督和检查执行情况；

三、负责学校各类档案材料的收集、整理、立卷归档、保管、统计及档案的鉴定和销毁工作，并指导各单位（部门）的档案业务工作；

四、负责档案工作人员的业务培训；

五、保守档案机密，确保档案安全；

六、做好档案的开放和利用工作，为学校各项工作服务；

七、积极参加各种档案学术研究、交流活动；

八、接受并完成领导交办的其它工作。

第七条　各部门分管档案工作领导的职责：

（一）执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

（二）加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导检查归档工作，保证归档案卷的质量。

（三）重视档案工作，提出具体要求并帮助解决工作中的实际困难。

（四）对本部门档案人员所立卷宗的内容、质量进行审查，检查归档文件材料是否完整。

第八条　各部门档案员职责：

（一）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征合理分类存放，便于利用和立卷归档。

（二）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理组卷工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

（三）主动接受学校档案工作业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案。

（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

（五）做好档案的安全和保密工作

（六）做好部门自存档案的管理。

第九条　干部、人事档案因其具有一定的特殊性和独立性，且利用频繁，根据工作需要，由职能部门保管，其业务上受档案馆的监督和指导。

第十条  档案工作人员要认真贯彻执行党的路线、方针、政策，认真学习《中华人民共和国档案法》，不断提高管理水平，更好地为学校各项工作服务。

第三章　档案材料的归档

第十一条　文件材料类别的归档范围：

（一）党群类。主要包括学校党委、组织、宣传、纪委、工会、团委、民主党派等组织的工作计划、总结、会议文件、会议记录以及上级机关关于本校党群管理方面的文件材料。

（二）行政类。主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。　　

（四）教学类。主要包括反映学校教学管理、学科与实验室建设、课堂教学与教学实践、教材管理、招生、学籍管理、毕业生分配等活动中形成的文件材料及上级机关关于教学管理、学生管理方面的文件材料。

（五）科研类。主要按学科或专业或项目分类，包括科研成果管理、研究会工作等综合材料，及论文、专著、课题研究成果等材料。

（六）基建类。主要包括学校关于基建的报告、批复、工程设计任务书、图纸、施工记录等。

（七）仪器设备类。主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版类。主要包括学校编辑出版的学报、校刊、书稿、音像及其他学术刊物等。

（九）外事类。主要包括学校有关人员出国考察讲学、合作研究、进修及学校聘请外籍专家、学者在教学科研等活动中形成的文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料。

（十）财会类。主要包括会计凭证、会计报表、会计账簿、工资清册等会计核算专业材料。

（十一）声像类。主要包括照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等反映学校教育活动和历史发展的声像载体材料。

（十二）实物类。主要包括本校及各部门荣获的外单位颁发的奖旗、奖状、奖杯、奖牌、证书等及其他的对本校有历史纪念意义和查考利用价值的反映学校教育活动和历史发展的实物。

上述十二类文件材料的具体归档范围，参照原国家教委办公厅1994年颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、教育部和国家档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）》和国家档案局2018年颁布的第14号令《电子公文归档管理暂行办法》，并按《湖北广播电视大学档案分类方案、归档范围、保管期限表》的具体规定归档。

第十二条 不归档的文件材料

（一）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

（二）上级机关发来供参考的抄件；

（三）上级机关征求意见和未定稿文件；

（四）重份文件；

（五）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（六）未经会议讨论的文件，未经学校领导审阅签发、尚未生效的文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿，印发文件的各次校对稿（学校主管领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（七）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（八）无特殊保存价值的信封，一般性表态、咨询一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

（九）学校内部互相抄送的文件材料、不履行公文的行文、介绍信等；

（十）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

（十一）为参考目的从各方面收集的文件材料。

第十三条　文件材料的归档时间：

（一）党群、行政、教学及其他按年度归档的文件材料，应在每年的六月份前由各职能部门的档案员将上年的文件材料按规定收集、整理、立卷后交档案馆。

（二）基建文件材料，应在项目完成审计结束后二个月内，由各职能部门档案员按规定收集、整理、立卷后交档案馆。

（三）声像及其他载体形式的档案，由各职能部门档案员或负责声像录制工作人员每年清理一次，加以注释和整理后交档案馆。

第十四条 学校在合并、拆分、拆销机构时，原机构应及时向档案馆移交档案；成立临时机构时，在任务完成后，应及时向档案馆移交档案。

第十五条　归档的案卷，必须做好以下工作：

（一）写出案卷标题，标题要确切简明地反映卷内文件的内容；（不超过50个字）；

（二）要根据《湖北广播电视大学档案分类方案、归档范围、保管期限表》注明每一案卷的保管期限；

（三）对永久和30年保存的案卷，卷内文件要逐张编号，备有“卷内目录”，并附上“备考表”。

第十六条　归档的案卷，应该编有“案卷目录”，一式三份，一份随案卷归档，两份存档。

第四章　档案的保管与统计

第十七条　档案收集整理好后，应立即入库，上架，排列好，不得任意摆放，调出的案卷及时入库、对号入座，不得放在办公室。

第十八条　对具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹模糊，应该及时修补或复制。

第十九条　认真按照“十防”要求（ 防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等“十防”工作）， 做好档案的安全防范和保护工作。

第二十条  库房温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60℃之间，做好对平时温湿度测试和记录，采取有效措施调节库房的温湿度。保持库房内外清洁卫生，不准堆放公私杂物。

第二十一条　建立检查制度，每年要全面核检一次，如发现可疑情况或意外事故，应及时检查，并将检查结果报告主管领导。

第二十二条　档案馆要坚持登记统计制度，即对档案收进、移出、保管、利用等情况进行登记和统计。

第二十三条　认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章　档案的提供和利用

第二十四条　档案管理人员应熟悉学校的历史和所保管的档案，了解学校的职能和业务，关注学校的大事，以便积极主动地提供档案的利用和服务。

第二十五条　档案保管的目的是开放利用。档案馆要根据学校工作的需要，编制各种专题目录、索引和卡片等参考工具，以便查找。

第二十六条　本校工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案，查阅非本部门形成的档案须经档案馆馆长同意；查阅密级档案须经分管档案馆的校领导同意。

第二十七条  已毕业学生持毕业证可以查询本人相关档案，在校学生持学生证可以查阅本人相关档案，如特殊情况需代办，代办者需提供学生身份证和毕业证或学生证方能办理。

第二十八条　外单位人员利用本校非密级档案，须持单位介绍信和个人有效证件，再按规定办理查阅手续。

第二十九条　学校有关部门因工作需要借阅档案的，要严格履行登记手续，一般借期不超过2周，延长借阅时间须另办理续借手续。对逾期不归还者，应酌情处罚。保密档案一律不借阅。

第三十条　利用档案者要爱护档案，不得随意增删、涂改、圈划、撕毁、转借他人，不得擅自公开档案内容，更不得丢失。如发现上述情况，视情节轻重，按《中华人民共和国档案法》有关条款处理。

第六章　考核和处罚

第三十一条　各单位（部门）档案工作纳入年度考核。

第三十二条　有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附则

第三十三条　本办法解释权归档案馆。

第三十四条　本办法自公布之日起执行。学校2006年12月22日印发的《湖北广播电视大学档案管理实施细则》（鄂电大字〔2006〕111号）同时废止。